12 tips för en lyckad upphandling

Att enbart gå på pris – det kan bli en dyr historia. Är ni i läge att upphandla mediebevakning så är täckning, analytisk kompetens och likviditet bara några saker som kan vara smartare att hålla ögonen på. Ulrika Thuman Johansson och Mariah Ring, Key Account Managers på Retriever ger sina bästa tips.

1. Definiera era mål med samarbetet

Sätt upp vilka mål ni har, exempelvis kring mätning och vilken effekt ni vill uppnå med tjänsten. På så sätt kan ni säkerställa att ni får rätt leverantör, och kan dessutom enklare ställa krav på leverantören i efterhand.

Ulrika Thuman Johansson

Ulrika Thuman Johansson är Senior Key Account Manager på Retriever sedan 2000. Hon jobbar med sälj och affärsutveckling och suttit med många både stora och små upphandlingar.

2. Prata med användaren respektive upphandlaren

Sitter du på kommunikationsavdelningen i en offentlig organisation, se till att sätta dig ner tillsammans med er inköpare och berätta om mål och utmaningar – innan upphandlingen formuleras. Och vice versa – är du upphandlare, se till att ta in så mycket information från kommunikation som du bara kan så att er framtida leverantör kan det ni är i behov av.

3. Gå på kvalitet

Trenden är att allt fler offentliga aktörer fokuserar på vad just de är i behov av att köpa och vad de vill uppnå, snarare än att stirra sig blinda på priset hos potentiella leverantörer.

Vill du ha den mest kompetenta leverantören och inte nödvändigtvis den billigaste? Missa inte kraven på kvalitet. Inte sällan är det så lite som 20 procent i bedömningen som handlar om kvalitet och då riskerar ni att er nya partner inte kan leverera. Retrievers rekommendation är att åtminstone lägga 50 procent på kvalitet.

”Att upphandla utan att sätta upp tydliga mål kring vilken effekt du vill uppnå med din framtida leverantör är som att köpa grisen i säcken. Min erfarenhet är att det kan bli väldigt kostsamt i slutändan.” – Ulrika Thuman Johansson

4. Missa inte börkrav

Var tydlig med vad som ska ingå under ”ska-krav” och vad ni önskar att leverantören i tillägg till ska-kraven kan erbjuda (”bör-krav”). Var noga med att poängtera att även bör-kraven ingår i utvärderingen. På så sätt undviker ni att ni måste gå enbart på pris, utan kan säkerställa att även kvalitet betygssätts.

5. Täckning bör vara avgörande

Antagligen behöver ni ha koll på vad som sägs om er inte bara en (1) dagstidning, utan i samtliga. Och antagligen är det inte helt ointressant vad som sprids om er i sociala kanaler… Att välja en partner som har full täckning är väldigt viktigt för att få hela bilden om vad som sägs om er. Retriever erbjuder den bästa täckningen på marknaden.

Mariah Ring

Sedan 1999 har Mariah Ring jobbat på några av Sveriges största mediehus. I dag är hon
Key Account Manager på Retriever och sitter med många upphandlingar, stora som små.

6. Glöm inte analysen

I många fall är det inte enbart mediebevakning som är intressant utan snarare analysen om hur det som sägs påverkar ert varumärke. Är detta ett behov ni har ska ni inte missa att ställa det kravet i upphandlingsunderlaget.

7. Komplett partner att växa med

Allt fler efterfrågar en komplett leverantör med flera tjänster och strategiska kompetens – allt för att slippa ha onödigt många byråer. För ett smartare resursutnyttjande, se till att välja en partner som har ett brett erbjudande. Om inte nu så kan ni vara i behov av fler tjänster om några år – se därför till att välja en partner ni kan växa med.

8. Resurserna är A och O

Har leverantören rätt kompetenser? Hos Retriever finns Nordens största analysavdelning och det är klart att det ger oss en möjlighet att ge våra kunder det de behöver.

”Tänk noga igenom vilka behov ni kan tänkas ha imorgon och välj en partner ni har möjlighet att växa med.” – Mariah Ring

9. Inkludera support

Missa inte att inkludera support så att era anställda inte behöver ägna massa tid. Välj inte ett billigare alternativ utan support, det kan bli bra mycket dyrare i slutändan.

10. Efterfråga referenser

När ni formulerar upphandlingen, missa inte att efterfråga tillräckligt många referenser. Det finns inget bättre sätt att skapa sig en uppfattning om leverantörens kapacitet än att fråga befintliga kunder.

11. Kolla upp likviditeten

Se till att er framtida partner har en god ekonomi och likviditet. Har de inte det kommer de inte kunna investera i ny teknik, de bästa medarbetarna eller ha möjlighet att utveckla sitt erbjudande.

12. Bjud in potentiella leverantörer

Sist men inte minst – bjud in potentiella leverantörer till en hearing innan ni sätter er ner och formulerar upphandlingsunderlaget. De kan bland annat berätta för er vad andra kunder tycker är extra viktigt att de kan erbjuda. Det är ett bra och enkelt sätt för er att hålla er uppdaterade om branschen.

 

Vill du veta hur Retriever kan bli din kompletta, strategiska partner?

Vi ringer gärna dig, ange ditt telefonnummer nedan så kontaktar vi dig!